Организация мероприятия в ресторане

В статье вы найдете положение об организации мероприятия в ресторане. Этот документ предназначен для правильного планирования рабочего процесса арт-менеджера и smm-специалиста. Положение по организации мероприятий утверждено генеральным и исполнительным директорами. В самом конце вы найдете ссылку на скачивание полной инструкции организации и проведения мероприятия.

План мероприятий в ресторане

Мероприятия проводятся в сети заведений с целью привлечения клиентов в заведение, популяризации бренда и как следствие увеличение продаж.

Планирование мероприятий на грядущий месяц осуществляется арт-менеджером, под руководством генерального директора компании, в предпоследнюю неделю текущего месяца.
При планировании мероприятий обязательно должны быть учтены выходные и праздничные дни.
Утвержденный план мероприятий должен быть выслан управляющим директорам заведений, для ознакомления.
При условии каких-либо нареканий со стороны управляющих директоров, утвержденный план мероприятий подлежит изменению.
В случае если в план были внесены поправки управляющих директоров, он подлежит повторному утверждению и предоставлению управляющим директорам.
Итоговый, утвержденный график мероприятий на месяц должен быть оформлен дизайнером или арт-менеджером, напечатан и распространен по заведениям.
По каждому виду мероприятий нужно составить краткие описания для официантов, эти описания пересылаются управляющим директорам заведений, они на собрании передают описания администраторам для тренинга персонала. Примеры краткого описания для официантов вы найдете по ссылке.

[sociallocker id=»1896″]https://yadi.sk/i/vv4EuBrt36Zb8P[/sociallocker]

Бриф мероприятия в ресторане

Благодаря грамотно заполненному брифу арт-менеджер будет знать какое техническое обеспечение и инвентарь понадобится для проведения мероприятия, а smm-менеджер в свою очередь, будет владеть полной информацией для анонсирования мероприятия в социальных сетях. Пример брифа находится по ссылке.

[sociallocker id=»1897″] https://yadi.sk/i/9eIpF_6036ZbxP[/sociallocker]

После утверждения плана мероприятий, в последнюю неделю текущего месяца, каждый резидент получает бриф для заполнения.
Без заполненного резидентом брифа, мероприятие грозит быть передвинутым в графике, до тех пор, пока арт-менеджер не получит полную и удовлетворяющую его информацию.
Заполненный резидентом бриф должен быть передан арт-менеджером smm-специалисту.

Анонсирование мероприятия в заведении

От правильно и вовремя подготовленного анонса зависит то, сколько людей узнают о мероприятии и придут на него. Пример анонса можно получить по ссылке.

[sociallocker id=»1898″] https://yadi.sk/i/uqjPWcav36Zcxx[/sociallocker]

Анонс мероприятия готовится не менее чем за неделю до самого мероприятия, на основе полученного брифа smm-специалистом и передается на утверждение исполнительному или генеральному директору.
После утверждения анонса, он должен быть передан контент-редактору сайта для его размещения, не менее чем за неделю до самого мероприятия.
Каждую пятницу, контент-редактор сайта обязан осуществлять рассылку анонсов мероприятий по управляющим директорам кофеен и их резидентов.
На основе утвержденного анонса smm-специалистом создается «встреча» в социальных сетях, на которую приглашаются люди из аккаунта арт-менеджера не менее чем за неделю до самого мероприятия.
Контроль за анонсирование мероприятий smm-специалистом и контент-редактором должен выполнять арт-менеджер.
В случае отсутствия smm-специалиста встречу в социальных сетях организовать и разослать приглашения должен арт-менеджер.
Анонсы мероприятий могут быть напечатаны арт-менеджером на афишах и тейблтентах, по наказанию генерального директора.
В случае, печати афиш и тейблтентов финансовые расходы покрывает генеральный директор, на основе предоставленной арт-менеджером сметы.
После осуществления печати афиш и тейблтентов, арт-менеджер обязуется предоставить генеральному директору необходимые документы для финансового отчета.

Подготовка к мероприятию в ресторане

Подготовка к мероприятию занимает не более 1 или 2х рабочих дней и осуществляется не менее чем за 4 рабочих дня до запланированной даты.

В случае, если в заполненном брифе присутствует информация от резидента по поводу дополнительного оборудования, управляющие директора должны быть уведомлены о предстоящих тратах на аренду техники.
Если в заполненном брифе фигурирует информация о дополнительном инвентаре, арт-менеджеру необходимо предоставить смету генеральному директору для утверждения.
Генеральный директор после утверждения сметы на инвентарь обязуется передать необходимую сумму арт-менеджеру для осуществления закупа.
Арт-менеджер, осуществив закуп, обязан передать фискальный чек и др. сопутствующие документы, согласованные с генеральным директором, генеральному директору.
В случае, если для проведения мероприятия необходимо дополнительное оборудование арт-менеджер должен созвониться с подрядчиками и договориться об аренде техники.