Ресторанный маркетолог. Должностные обязанности

В статье перечислены основные должностные обязанности ресторанного маркетолога сети ресторанов. Вы можете их адаптировать под свои цели — желательно это делать непосредственно с сотрудником, чтобы он мог расширить или оптимизировать документ.

Буду рада вашим дополнениям в комментариях к статье!

Ежедневный план работ

Ежедневный план работ регламентируется электронным чек-листом маркетолога. Маркетолог является коммуникационной точкой между владельцем, управляющим директором, подрядчиками, резидентами заведения, а также при необходимости поставщиками. 

• Обязательный звонок резидентам, поставщикам, партнерам. Каждое утро нужно держать связь со всеми заинтересованными лицами, чтобы знать, как у них дела, какие у них новости. 
  • Управляющий директор
  • Наши резиденты
  • Партнеры
  • Поставщики
• Статус по обзвону:
  • Какие новости / акции / мероприятия / орг.вопросы есть
• Работа по мероприятиям
  • Бриф от резидента
  • Составление анонса
  • Баннеры/афиши/пр. дизайн-работа
  • Печать промо-материалов
  • Отправка текстов и картинок SMM
  • Работа с аппаратурой
  • Работа с залом / Рассадка гостей
  • Работа со СМИ (аккредитация на месте / модерирование)
  • Мини-собрание с администраторами по целям по продажам
  • Фото/видео-съемка
  • Развоз афиш и других промо-материалов по кофейням
  • Отзыв спикера / резидента о мероприятии
  • Отзыв спикера / резидента о мероприятии
  • План на 2 недели вперед
  • Анонсирование сл. мероприятий на этом мероприятии
• Задачи, переданные SMM 
  • Анонсы мероприятий в соцсетях + инвайтинг по критериям
  •  Email-рассылка
  •  SMS-рассылка
  •  Анонсы от головного офиса
  •  Материалы с мероприятия (фото, видео и др.)
  •  Рассылка по СМИ и блогерам
  •  Форма онлайн-регистрации/аккредитации на мероприятия
  •  Не просто единичный анонс — а подогревающая заливка
  •  Другие новости от заведений
  •  Заливка базы пользователей
  •  Размещение материала на сайте 
    
    
• Эмоции и вопросы / Какая нужна поддержка

Ресторанная аналитика для маркетолога

• Проведение анализа эффективности посадки на основе потока чеков по часу открытия / дням недели
• Еженедельный анализ эффективности программы лояльности
• Еженедельный анализ эффективности программы лояльности в течение 4 недель после внедрения новых возможностей
• Проведение ежемесячного ABC-анализа и категорийного анализа меню
• Проведение еженедельного ABC-анализа меню в течение 4 недель после внедрения нового меню
• Проведение RFM-анализа гостевой базы

Отчетность ресторанного маркетолога 

• Ежемесячно не позднее 25 числа маркетолог предоставляет точное расписание всех ивентов с бюджетом и указанием места и даты проведения управляющему директору и владельцу на согласование. 
• Не позднее 29 числа управляющий директор и владелец предоставляет обратную связь по предложению, согласованному с руководством и информирует директора ресторана о маркетинговом плане, включая план ивентов на месяц. 
• Директор и сотрудники ресторана оказывают поддержку менеджеру в организации мероприятия на месте. При необходимости и по согласованию с владельцем заведения 
• Не позднее 1 недели до мероприятия распространяются промо-материалы по возможным местам распространения с рассылкой механики директору, администраторам, владельцу и подрядчикам. 
• Все виды анонсирования, рекламы, визуализации должны проходить согласование с владельцем и управляющим директором (смс рассылки, emailрассылки, размещение информации на страничках FB, VK, фото и прочее). 
• База данных по смс и e-mailрассылкам должна быть обязательно оптимизирована для того, чтобы избежать дублирования в рассылках. 
• Каждый понедельник маркетолог присылает отчет в установленной форме. 
• Каждый вторник маркетолог дает обратную связь директору ресторана и владельцу об эффекте прошедшей маркетинговой и арт-активности на гостевой поток/выручки. 
• Предложения по продвижению Бренда, маркетинговых акций в ресторанах от арт-директора и Координатора презентуются на рассмотрение управляющего директора и владельца до 20 числа ежемесячно. 

Мероприятия в ресторане

Мероприятия проводятся в заведения с целью привлечения клиентов в заведение, пополнения гостевой базы, популяризации Бренда и как следствие увеличение продаж.

• Планирование мероприятий на грядущий месяц осуществляется маркетологом в предпоследнюю неделю текущего месяца.
• При планировании мероприятий обязательно должны быть учтены выходные и праздничные дни.
• Утвержденный план мероприятий должен быть выслан управляющему директору для ознакомления и корректировки.
• При условии каких-либо пожеланий со стороны управляющих директоров, утвержденный план мероприятий подлежит изменению.
• В случае, если в план были внесены поправки управляющего директора, он подлежит повторному утверждению и предоставлению.
• Итоговый, утвержденный график мероприятий на месяц должен быть оформлен дизайнером или маркетологом на основе шаблонов, напечатан и распространен по всем возможным партнерским точкам и ресурсам.

Бриф для проведения мероприятия в ресторане

Благодаря грамотно заполненному брифу маркетолог будет знать, какое тех. обеспечение и инвентарь понадобится для проведения мероприятия, и владеть полной информацией для анонсирования мероприятия в социальных сетях.

• После утверждения плана мероприятий, в последнюю неделю текущего месяца, каждый резидент получает бриф для заполнения.
• Без заполненного резидентом брифа, мероприятие грозит быть передвинутым в графике, до тех пор, пока маркетолог не получит полную и удовлетворяющую его информацию.
• На основе заполненного брифа маркетолог составляет анонс и афишу мероприятия, отправляет его управляющему директору, затем анонс утверждается и отправляется на публикацию в интернете. 

Анонсирование мероприятия в ресторане

От правильно и вовремя подготовленного анонса зависит то, сколько людей узнают о мероприятии и придут на него.

• Анонс мероприятия готовится не менее чем за неделю до самого мероприятия и передается на утверждение управляющему директору.
• После утверждения анонса, он должен быть передан на публикацию на сайте dickens.kz, и разослан при необходимости по СМИ и партнерским площадкам не менее чем за неделю до самого мероприятия.
• Каждую пятницу, маркетолог обязан осуществлять рассылку анонсов мероприятий управляющему директору, администраторам, подрядчикам и резидентам-партнерам.
• На основе утвержденного анонса создается «встреча» в социальных сетях, на которую приглашаются люди из аккаунта маркетолога, не менее чем за 5 дней до мероприятия.
• Анонсы мероприятий могут быть напечатаны маркетологом на афишах и тейблтентах.
• В случае, печати афиш и тейблтентов финансовые расходы покрывает управляющий директор заведения, на основе предоставленной маркетологом сметы. 
• После осуществления печати афиш и тейблтентов, менеджер обязуется предоставить управляющему директору заведения необходимые документы для финансового отчета.

Подготовка к мероприятию

Подготовка к мероприятию занимает не более 1 или 2х рабочих дней и осуществляется не менее чем за 4 рабочих дня до запланированной даты.

• В случае, если в заполненном брифе присутствует информация от резидента по поводу дополнительного оборудования, управляющие директора должны быть уведомлены о предстоящих тратах на аренду техники.
• Если в заполненном брифе фигурирует информация о дополнительном инвентаре, Координатору необходимо предоставить смету Арт-директору для утверждения.
• Арт-директор после утверждения с Бренд-менеджером сметы на инвентарь обязуется передать необходимую сумму Координатору для осуществления закупа.
• Ивент-координатор, осуществив закуп, обязан передать фискальный чек и др. сопутствующие документы, согласованные с генеральным директором, управляющему директору заведения.
• В случае, если для проведения мероприятия необходимо дополнительное оборудование ивент-Координатор должен созвониться с подрядчиками и договориться об аренде техники.

Организация мероприятия

Маркетолог обязан проконтролировать готовность заведения для проведения запланированного мероприятия. От правильной организации мероприятия и удовлетворенности гостей, напрямую зависит имидж и выручка заведения.

• Маркетолог, утром, в день мероприятия, обязан проконтролировать расстановку мебели, доставку необходимой аппаратуры, проконтролировать предстоящие финансовые затраты, если таковые предусмотрены утвержденным брифом.
• Маркетолог, утром, в день мероприятия, обязан созвониться с резидентом, напомнить о времени проведения мероприятия и предупредить, что он должен явиться в заведение, не менее чем за 30 минут до начала.
• Маркетолог, утром, в день мероприятия, обязан проследить за тем, чтобы в социальных сетях было опубликовано напоминание о предстоящей встрече на страницах заведений в социальных сетях.
• Маркетолог обязан быть в месте мероприятия за два часа до запланированного времени, проверить готовность помещения, расстановку мебели, наличие тех. обеспечение и инвентаря, если таковое предусмотрено брифом. Если необходима помощь официантов, попросить Администратора зала о помощи. 
• Перед началом мероприятия маркетолог должен подойти с резидентом к кассе и проследить за тем, чтобы резидент получил гонорар, если таковой предусмотрен и утвержден генеральным директором. 

Проведение мероприятия

Успешное проведение мероприятия предполагает повышение лояльности аудитории кофейни и как следствие увеличение выручки.

• Маркетолог должен проследить за тем, чтобы мероприятие началось и закончилось согласно запланированному и оговоренному времени.
• Маркетолог во время мероприятия должен следить за удобством гостей, вовремя просить администратора добавить стулья, в случае если посадочных мест окажется меньше, чем пришедших гостей.
• При необходимости Маркетолог произносит в микрофон приветственное слово гостям, ориентирует их о концепции мероприятия, называет рекомендуемые блюда и напитки гостям, мотивирует гостей заполнить анкеты для участия в программах лояльности. Также маркетолог в конце мероприятия благодарит гостей за то, что пришли. 
• Маркетолог во время мероприятия должен сделать несколько фотографий всего действа для публикации или анонсирования следующего аналогичного мероприятия в социальных сетях.
• Маркетолог обязан посчитать кол-во пришедших гостей.
• Маркетолог обязан покинуть заведение, в котором проходило мероприятие последним, после всех гостей. 
• Маркетолог обязан заполнить краткий отчет о мероприятии и выслать его управляющему директору

Отчет о проведенном мероприятии

Отчет о проведенном мероприятии играет важную роль на еженедельных и ежемесячных собраниях управляющих директоров.

• На следующий день после мероприятия маркетолога обязан созвониться со спикером и управляющим директором заведения для заполнения отчета.
• Маркетолог должен запросить дополнительную информацию для подготовки отчета у smm-специалиста. 
• Подготовленный отчет по мероприятию передается управляющему директору и хранится на GoogleDrive, в папке DickensPromo.

Административные обязанности 

• До 22 числа каждого месяца маркетолог предоставляет  график мероприятий на предстоящий месяц управляющему директору, который далее согласуется с владельцем
• Утром каждую пятницу маркетолог предоставляет план мероприятии на неделю. После утверждения с управляющим директором рассылает этот план управляющим директорам и администраторам зала
• Каждый понедельник маркетолог предоставляет отчет по прошедшим мероприятиям согласно форме отчета 
• После каждого мероприятия маркетолог составляет краткий отчет по прошедшему мероприятию, сопроводив его несколькими фотографиями с мероприятия
• Маркетолог регулярно обновления в резидентов в Список резидентов, который находится на GoogleDrive.
• Маркетолог проводит встречи с потенциальными резидентами, заполняя при этом Резюме встречи и высылая его в течение 24 часов после встречи
• Всю переписку Маркетолог обязуется вести с корпоративного ящика, а также пользоваться служебным телефоном для телефонных переговоров
• Каждый вторник в 12.00 координировать собрание по маркетингу (маркетолог, управляющий директор, подрядчики, владелец, при необходимости – резиденты): напоминать о проведении, вести протокол собрания 

Прочие обязанности

• При необходимости маркетолог производит регистрацию участников на мероприятия по сотовому телефону
• При необходимости маркетолог помогает с веерным обзвоном базы журналистов и партнёров мероприятия (по предоставленным базам и письменному шаблону) 
• При необходимости маркетолог самостоятельно проводит анонсовую кампанию в интернете

Необходимая документация:

• Графические шаблоны с инструкциями на основе фирменного стиля ресторана
• Список резидентов, контактный лист
• Бриф для резидента заведения
• Резюме встречи
• Общий чек-лист организации мероприятия 
• Годовой маркетинговый план и годовой бюджет
• Ежемесячный маркетинговый бюджет
• Ежемесячный план активностей, контент-план, план рекламных кампаний
• Еженедельный план-отчет маркетолога
• Ежедневный электронный чек-лист